Với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc Robot đang dần thay thế các hoạt động của con người là điều tất yếu. Bạn nghĩ sao khi tiến hành số hóa tài liệu mà không cần tốn sức vào việc lật giở từng trang sách, không cần lo lắng việc tài liệu bị rách, nát hay chất lượng hình ảnh không được sắc nét.... Giờ đây với thiết bị số hóa thông minh ScanRobot 2.0 MDS-Treventus mọi giới hạn sẽ được xóa bỏ.

Máy scan sách tự động chuyên nghiệp ScanRobot 2.0 MDS đang được sử dụng tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào là một hệ thống số hóa khối lượng lớn tốc độ cao (mass digitization system - MDS) sử dụng công nghệ quét lăng kính (Prism Technology) - công nghệ lật giở trang tự động bằng khí hiện đại nhất trên thế giới hiện nay đã được cấp bằng sáng chế độc quyền của Treventus Mechatronics.

(Máy ScanRobot 2.0 MDS tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào)

Máy scan sách tự động ScanRobot 2.0 MDS được thiết kế để số hóa khối lượng lớn cho mọi loại hình tài liệu với tốc độ nhanh; là dòng máy quét tự động cho hình ảnh chất lượng cao với tốc độ quét lên đến 2.500 trang/1 giờ đối với mọi loại hình tài liệu, có khả năng xử lí hình ảnh tốt, màu sắc rõ nét và đều màu, hình ảnh sau quét không bị chói sáng, làm phẳng dòng chữ và khả năng cân đối khổ giấy. Nhờ vậy, ScanRobot 2.0 MDS làm tăng đáng kể hiệu quả công việc, cũng như giảm thiểu chi phí chung cho các dự án số hóa.

(Máy ScanRobot 2.0 MDS thực hiện lật giở trang tự động)

ScanRobot 2.0 MDS là hệ thống số hóa sách tự động sử dụng công nghệ quét lăng kính (Prism Technology) - Công nghệ lật giở trang tự động bằng khí tiên tiến nhất trên thế giới hiện nay, công nghệ đã được cấp bằng sáng chế độc quyền của Treventus. Với tính năng lật giở trang tự động bằng khí, ScanRobot 2.0 MDS giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên thư viện, đồng thời đảm bảo chất lượng số hóa tốt nhất cho tài liệu: hình ảnh đồng đều màu sắc, không bị cong vênh, không bị méo chữ và xử lý nhanh hiệu quả. ScanRobot 2.0 MDS được thiết kế phù hợp với mọi loại hình tài liệu, từ sách cũ đến tài liệu mới, là công cụ đắc lực cho công tác chuyển đối số nói chung và Ngành Thư viện nói riêng. Có thể kể đến một số lợi ích từ ScanRobot 2.0 MDS mang lại như:

·     Nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc khi thực hiện số hóa tài liệu từ ScanRobot 2.0 MDS;

• Tiết kiệm chi phí nhờ việc cắt giảm tài liệu in ấn lưu giữ, bảo quản thủ công.
• Lưu trữ thông tin tài liệu bảo đảm an toàn, tránh hư hỏng, thất thoát;
• Nâng cao năng suất và khả năng tập trung của nhân viên nhờ việc tối ưu hóa quy trình;
• Góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm thiểu lượng rác thải giấy;
• Giảm không gian lưu trữ tài liệu, giảm chi phí vận hành, quản lý tài liệu chính xác,
• Dễ dàng truy suất, tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ; tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng;
• Đảm bảo tính bảo mật tài liệu. Phân loại tài liệu và cấp quyền, quản lý tài liệu;
• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, không bị thất lạc, mất cắp hoặc hao tổn do điều kiện môi trường, mối mọt;

(Máy ScanRobot 2.0 MDS với tốc độ quét lên đến 2.500 trang/1 giờ)

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, thư viện số, thư viện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong các thư viện trên thế giới. Ở nước ta, các thư viện lớn đang xây dựng hệ thống thư viện số, thư viện trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Thư viện số là một nền tảng trực tuyến được xem là thư viện ảo cho phép người dùng truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số như sách, báo, tạp chí, hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu lịch sử…. Tất cả những tài liệu này được chuyển đổi sang dạng số, điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng có thể truy cập sử dụng dù bất cứ đâu.

Số hóa tài liệu, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu không chỉ là một hoạt động nghiệp vụ vô cùng cần thiết trong hoạt động thư viện mà còn là một trong những hoạt động nền tảng để thực hiện chuyển đổi số hoạt động thư viện. Do đó, từ năm 2016, Trường Đại học Vinh đã đẩy mạnh công tác đầu tư trang thiết bị cho Trung tâm Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào để số hóa tài liệu. Trong đó, nguồn lực đầu tư lớn nhất là máy ScanRobot 2.0 MDS với hệ thống số hóa sách tự động, có tốc độ quyét lên đến 2.500 trang/giờ.

(Cán bộ Thư viện Nguyễn Thúc Hào thực hiện scan tài liệu trên Robot 2.0 MDS)

Trong quá trình thực hiện số hóa, chỉnh sửa tài liệu là một trong các khâu quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, chính xác, hạn chế những sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa. Vì thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt… Đặc biệt, trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý. Chỉnh lý tài liệu là tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi và phải được thực hiện tỉ mỉ bởi người có chuyên môn về cách chỉnh sửa phông chữ, xóa các vết như mực do người đọc viết vào hoặc những vết mốc trong khối tài liệu. Khi đưa tài liệu về một cục diện mới đẹp hơn nhưng vẫn phải đảm bảo được một khối tài liệu hoàn chỉnh. Hiện tại, Thư viện Nguyễn Thúc Hào có bộ phận chuyên biệt thực hiện các công đoạn số hóa tài liệu từ khi đang bản giấy cho đến khi hoàn thiện đưa vào phục vụ bạn đọc.

Tài liệu bản giấy sau khi được scan qua máy Robot 2.0 sẽ được xử lý số hóa chuyển sang file PDF và biên mục thư viện số chuyển lên hệ thống quản lí tài liệu Kipos của thư viện. Từ đó, bạn đọc có thể truy cập để tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.

(Các bước số hóa tài liệu phục vụ Thư viện số)

Hiện tại, Thư viện Nguyễn Thúc Hào đang sử dụng phần mềm Abbyy và Adobe Acrobat DC để hỗ trợ xử lý, quản lý văn bản trong các tác vụ như chỉnh sửa, nén và giải nén, chia sẻ văn bản… Văn bản sau khi scan, file PDF và hình ảnh thành dạng văn bản có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word, Excel và eBooks. Cùng với đó, phần mềm cũng sẽ bảo lưu văn bản gốc, tránh các chỉnh sửa không mong muốn. Phần mềm có thể bảo vệ hiệu quả các yếu tố trong văn bản như đầu trang và chân trang (Header and Footer), chú thích (footnote), bảng, biểu đồ… Văn bản cũng được mở ra rất nhanh và chất lượng hình ảnh sẽ được tối ưu ở mức cao nhất. Hiện nay, Thư viện Nguyễn Thúc Hào đang sử dụng phần mềm Kipos để quản lý thư viện điện tử, thư viện số và phục vụ bạn đọc truy cập, tra cứu, khai thác tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu. Đồng thời, có bộ phận thường trực để hướng dẫn, hỗ trợ, xử lý các tình huống trong quá trình bạn đọc sử dụng thư viện.

(Cán bộ hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác tài liệu trên Thư viện số)

Trong quá trình tiến hành số hóa tài liệu, Thư viện Nguyễn Thúc Hào thường xuyên nghiên cứu, tham khảo, trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác để học hỏi, chia sẻ, đúc rút kinh nghiệm và có giải pháp mới để phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác số hóa tài liệu của thư viện.

Nhân dịp Chào mừng kỷ niệm 79 năm ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam (22/12/1944 - 22/12/2023), Cục Chính trị Quân khu 4 đã tổ chức khóa tập huấn nhằm bồi dưỡng những nội dung cơ bản về nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm hoạt động thực tiễn cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện, phòng đọc các cơ quan, đơn vị trong toàn Quân khu. Trong chương trình tập huấn, Ban Tổ chức đã phối hợp với Thư viện Nguyễn Thúc Hào để triển khai các hoạt động tham quan, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm về công tác số hóa tài liệu và thông tin - tư liệu thư viện.

(Ảnh tư liệu: Đoàn cán bộ của hệ thống Thư viện Quân khu 4 tham quan và trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm về công tác số hóa tài liệu và thông tin - tư liệu với Thư viện Nguyễn Thúc Hào)

(Bài và ảnh: Phan Tài & Nguyễn Nhàn - Thư viện NTH)