Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, thư viện số, thư viện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong các thư viện trên thế giới. Ở nước ta, các thư viện lớn đang xây dựng hệ thống thư viện số, thư viện trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Thư viện số là một nền tảng trực tuyến được xem là thư viện ảo cho phép người dùng truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số như sách, báo, tạp chí, hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu lịch sử…. Tất cả những tài liệu này được chuyển đổi sang dạng số, điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng có thể truy cập sử dụng dù bất cứ đâu.

Trong xã hội hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã không còn là điều xa lạ. Chúng ta có thể thấy các phần mềm, công cụ điện tử, thiết bị công nghệ đã có mặt trong nhiều công đoạn của quy trình sản xuất, học tập, nghiên cứu, làm việc, quản lý…  giúp ích và phục vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người. Đặc biệt, những năm gần đây, làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng ngóc ngách của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh… trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu. Trong lĩnh vực thông tin - thư viện thì có thể kể đến một khía cạnh về sự can thiệp của công nghệ giúp phục vụ người dùng tin được tốt hơn đó là tài liệu truyền thống được chuyển thành tài liệu số. Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu trong thư viện hiện nay đã được các thư viện nhận thức, quan tâm và mang tính thời sự, cấp thiết.

Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến. Chẳng hạn: Số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Từ đó, ta có thể hiểu đơn giản số hóa tài liệu trong lĩnh vực thông tin - thư viện là hình thức chuyển đổi các tài liệu của thư viện, bao gồm các tài liệu truyền thống (sách, tạp chí, báo…) và các loại tài liệu khác (tranh, ảnh, bản đồ, hình vẽ…) sang chuẩn dữ liệu trên các thiết bị số và các dữ liệu đó có thể sử dụng phục vụ cho người dùng tin và cán bộ trong ngành thư viện.

Thư viện là nơi lưu trữ tài liệu quan trọng và khổng lồ nhất của mỗi trường học, cơ quan và các doanh nghiệp. Số lượng tài liệu được lưu trữ trong thư viện vô cùng phong phú như sách, giáo trình, tài liệu, văn bản, hợp đồng…Thư viện điện tử được coi như một hệ thống dữ liệu tự động hóa. Ở đó, người dùng có thể đơn giản trong việc truy cập và tìm kiếm những thông tin cần thiết chỉ bằng một click trong thời gian nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực. Đồng thời đem đến những thông tin chính xác đảm bảo hiệu suất công việc cao.

 Giờ đây, việc xây dựng phần mềm thư viện điện tử đang là xu hướng tất yếu của nhiều đơn vị, tổ chức, các trường đại học… Bởi chúng có khả năng giải quyết tất cả những vấn đề về lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ thông tin, tài liệu và nâng cao dịch vụ trải nghiệm thông tin cho người dùng. Vì vậy, xây dựng tài nguyên số là một xu thế tất yếu và phổ biến của các thư viện hiện nay. Điều đó không chỉ giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin mà còn tạo ra hệ thống liên thư viện trong nước và có thể liên kết với hệ thống thư viện ở nước ngoài. Từ đó, tạo ra một mối liên kết tri thức giữa tri thức trong nước và quốc tế, kết nối được với các tinh hoa về văn hóa, bản sắc và sắc tộc; hiểu và biết được văn hóa của mọi miền đất nước cũng như trên thế giới mà không bị các rào cản về không gian, khoảng cách, điều kiện… Đó chính là sức mạnh của thời đại công nghiệp 4.0.

 Khi nguồn tài nguyên thông tin số là huyết mạch, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Trước hết việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ. Thứ hai, giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Thứ ba, dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện. Thứ tư, tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng. Thứ năm, thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.

Số hóa tài liệu, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu không chỉ là một hoạt động nghiệp vụ vô cùng cần thiết trong hoạt động thư viện mà còn là một trong những hoạt động nền tảng để thực hiện chuyển đổi số hoạt động thư viện. Để xây dựng kho số hóa tài liệu thư viện điện tử, chúng ta cần quan tâm nhiều vấn đề mà nổi bật là 5 khía cạnh chủ yếu như sau: Cấu trúc của thư viện điện tử; Hạ tầng cơ sở kỹ thuật; Kho tư liệu số hoá; Các vấn đề bảo quản, khai thác tài liệu, Nguồn nhân lực thông tin.

 Nhận thức rõ điều đó, trong những năm qua Trường Đại học Vinh đã đẩy mạnh công tác đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, phần mềm chuyên dụng thư viện và đã xây dựng thành công Thư viện điện tử/Thư viện số. Trong đó, nguồn lực đầu tư cho hoạt động số hóa tài liệu là máy scan Robot 2.0 MDS - với hệ thống số hóa sách tự động, có tốc độ lật giở, tốc độ scan 2.500 trang/giờ. Với công nghệ độc đáo quét qua lăng kính.

(Máy scan Robot 2.0 MDS tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào - Trường ĐHV)

Tài liệu bản giấy sau khi được scan qua máy Robot 2.0 sẽ được xử lý số hóa chuyển sang file PDF và biên mục thư viện số chuyển lên hệ thống quản lí tài liệu Kipos của thư viện. Từ đó, bạn đọc có thể truy cập để tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi. Trong quá trình tiến hành số hóa tài liệu, Thư viện Nguyễn Thúc Hào thường xuyên nghiên cứu, tham khảo, trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác để học hỏi, chia sẻ, đúc rút kinh nghiệm và có giải pháp mới để phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác số hóa tài liệu của thư viện.

(Các bước số hóa tài liệu trong thư viện)

Tóm lại, hoạt động số hóa tài liệu thông tin thư viện nói riêng, chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện nói chung là việc áp dụng công nghệ thông tin, thiết bị công nghệ để xây dựng, phát triển nền tảng số trong thư viện; đồng thời tích hợp, kết nối, liên thông, chia sẻ cơ sở dữ liệu mọi lúc, mọi nơi cho người dùng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện ở Việt Nam đến nay đã hơn 30 năm. Tuy nhiên, để chuyển đổi số trong hoạt động thư viện được triển khai mạnh mẽ, mang tính thiết thực, hiệu quả; tìm hiểu được thực trạng các nguồn lực và đưa ra các giải pháp là vấn đề đang được các thư viện đặc biệt quan tâm. Chuyển đổi số trong hoạt động thư viện là xu hướng tất yếu để phát triển thư viện cũng như phát triển văn hóa đọc trong thời đại công nghiệp 4.0.

(Hoài Phương; Nguyến Thị Mơ - Thư viện NTH)